Dans le cadre de ses travaux, l’équipe La bonne alternance accompagne de nombreux candidats, entreprises et écoles dans leur processus de recrutement en alternance. Cet accompagnement nous a permis d’identifier certains freins et attentes de la part des recruteurs comme des candidats, qui nous ont inspiré pour rédiger cet article.

Dans votre quotidien de recruteur, les candidatures affluent constamment, qu'elles soient spontanées ou en réponse à vos offres d'emploi.

Pris par le temps et les nombreuses responsabilités, il peut sembler difficile de répondre à chaque candidat. Sur La bonne alternance, nous remarquons ainsi que seules 7 à 13% des candidatures obtiennent une réponse de la part d’un recruteur.

Pourtant, cette étape est essentielle pour votre entreprise comme pour les candidats eux-mêmes. Voyons pourquoi il est si important de répondre aux candidats et comment le faire de manière efficiente et respectueuse.

Pourquoi répondre aux candidats ?

Même en cas de refus, répondre aux candidats est essentiel pour l’entreprise, comme pour le candidat.

Gains pour l'entreprise

• Réputation de l'entreprise : Une réponse, même négative, montre que l'entreprise respecte les efforts du candidat et améliore ainsi son image de marque. Les candidats bien traités peuvent en parler à leur entourage et aller jusqu’à laisser des avis positifs sur les réseaux sociaux et les plateformes d'évaluation des employeurs. L’entreprise est perçue comme professionnelle et humaine. A contrario, une mauvaise gestion des candidatures peut nuire à l’image de l’entreprise.
• Différenciation et attractivité : Un processus de recrutement transparent et respectueux attire davantage de talents et renforce la marque employeur. En effet, les candidats considèrent que la manière dont un recruteur traite ses candidats est similaire à la manière dont il traite ses employés. Par ailleurs, une telle communication, transparente et respectueuse, vous aidera à vous démarquer de vos concurrents. En effet, la principale frustration que nous remontent les candidats dans le cadre de leur recherche d’alternance est l’absence de réponse des recruteurs.

Gains pour le candidat

• Motivation : Trouver un emploi, particulièrement une alternance, n’est pas une mince affaire. Sur La bonne alternance, nous avons remarqué que chaque candidat doit envoyer en moyenne 30 candidatures pour obtenir une proposition d’entretien. On comprend alors facilement comment certains candidats se démotivent et privilégient un changement de projet professionnel. Savoir que leur candidature a été traitée aide les candidats à se sentir valorisés et à garder la motivation pour poursuivre leurs recherches en cas de réponse négative, surtout si cette dernière explique les raisons du refus, comme nous le verrons plus tard dans cet article.
• Suivi de ses démarches de candidatures : Recevoir une réponse à chaque candidature, même en cas de refus, permet aux candidats de clôturer certaines démarches et de se concentrer sur de nouvelles opportunités.
• S’améliorer : Recevoir un retour, même négatif, permet d'apprendre et de s'améliorer. De nombreux candidats à l’alternance réalisent ces démarches de recherche d’emploi pour la première fois. Ils ont souvent peu d’expériences professionnelles à leur actif et peuvent méconnaître certains codes liés au monde professionnel. Les réponses des recruteurs leurs sont précieuses pour les aider à peaufiner les futures candidatures.

Comment répondre aux candidats ?

Même si le simple fait d’apporter une réponse au candidat est un très bon début, il est important de veiller à soigner sa réponse.

Tout d’abord sur le fond.

Essayez de préciser au candidat ce qui a motivé votre réponse. Qu’il s’agisse d’éléments positifs ou négatifs, être transparent permettra au candidat de comprendre votre choix, et de l’accepter.

En fournissant ces retours et éventuels conseils, vous aidez les candidats à améliorer leurs futures candidatures et ils vous en seront reconnaissants.

La forme est également essentielle.

Vous pouvez ainsi personnaliser votre réponse en adressant le candidat par son nom et en mentionnant des éléments spécifiques à sa candidature.

Courtoisie et empathie sont primordiales lorsque vous vous adressez à vos candidats. Restez ainsi poli et respectueux, même en cas de refus et faites preuve de compréhension envers les efforts du candidat. Rappelez vous de vos premières candidatures et imaginez le type de réponse que vous auriez aimé recevoir à la place du candidat.

En termes de délais, l’idéal est d’apporter une réponse aux candidats dans les deux semaines suivant leur candidature. Si le processus de recrutement est long, vous pouvez informer régulièrement les candidats de l'avancement de leur dossier.

Une Stratégie Gagnante pour Tous

Répondre aux candidats, même en cas de refus, est plus qu'un simple acte de courtoisie. C'est une démarche essentielle pour renforcer la réputation de votre entreprise, améliorer votre processus de recrutement et montrer du respect envers ceux qui s'intéressent à votre entreprise.

En adoptant une approche structurée et empathique, vous pouvez transformer chaque interaction en une expérience positive, même pour ceux qui ne rejoignent pas vos rangs. En fin de compte, une communication ouverte et respectueuse avec les candidats contribue à bâtir une marque employeur forte et durable, bénéfique pour votre entreprise à long terme.

Investir du temps dans des réponses personnalisées et rapides n'est pas une perte de temps, mais bien une stratégie gagnante pour tous.

Modèles de réponse à un candidat

En cas de refus

Bonjour [Prénom],

Merci d’avoir pris le temps de postuler pour le poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l'entreprise].

Nous avons reçu et examiné votre candidature avec attention et après une réflexion approfondie, nous avons le regret de vous informer que nous ne donnerons pas suite à votre candidature.

En effet, malgré les atouts de votre profil [Mise en lumière des aspects positifs de la candidature], nous avons estimé que [Explication des raisons du refus (cf exemples ci-dessous)].

Nous vous encourageons à poursuivre vos démarches de candidatures et espérons que vous trouverez rapidement votre futur employeur.

Bonne continuation

[Signature employeur]

Exemples de raisons de refus

• vos compétences ne semblent pas en adéquation avec le poste ou avec les besoins de l’entreprise
• votre date de démarrage est trop lointaine
• le rythme entreprise/formation n’est pas adapté à l’activité de l’entreprise
• un autre candidat correspondait mieux au profil recherché

En cas de temporisation de la candidature

Bonjour [Prénom],

Merci d’avoir pris le temps de postuler pour le poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l'entreprise].

Notre entreprise ne recrute actuellement pas d’alternant sur ce poste, néanmoins, après analyse approfondie de votre candidature, votre profil a retenu toute notre attention.

Ainsi, si cela vous convient, nous souhaiterions conserver votre candidature dans notre base de données afin de vous recontacter si une opportunité correspondant davantage à votre profil se présentait.

D’ici là, nous vous souhaitons une bonne continuation.

[Signature employeur]